PSB INDUSTRIES (EPA:PSB) - Contrôle interne 2013
Directive transparence : information réglementée Information financière du troisième trimestre
17/02/2014 15:41
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3. Rapport du Président du conseil d'administration
Conformément aux dispositions de l'article L.225-37 du code de commerce, le
président du conseil d'administration rend compte, au terme de ce rapport, des
conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil ainsi que
des procédures de contrôle interne mises en place par la société.
1. CONDITIONS DE PREPARATION ET D'ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL
Les informations relatives à la composition du conseil à l'application du
principe de représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein du
conseil, au renouvellement des mandats d'administrateurs, et aux règles de
gouvernance figurent dans le "gouvernement d'entreprise" page 8. Il convient de
rappeler que depuis le 1er septembre 2009, le conseil d'administration remplit
les fonctions de comité d'audit, c'est-à-dire exerce les fonctions définies
par l'article L.823-19 du code de commerce. Les membres du conseil
d'administration se réunissent selon un calendrier défini en début
d'exercice, qui peut-être modifié selon les besoins ou à la demande
d'administrateurs. Ils sont convoqués par lettre simple, 15 jours avant la
tenue de la séance. A la fin de chaque séance, un procès-verbal de séance
est établi, dont un projet est adressé à chaque membre et validé au début
de la séance suivante.
En 2013, le conseil d'administration s'est réuni six fois, avec un taux de
présence de 83,33 % pour l'arrêté des comptes annuels ou semestriels et la
validation des comptes trimestriels.
Le comité des rémunérations s'est réuni sept fois concernant les nominations
et rémunérations fixes et variables des dirigeants et membres du Comex. Le
comité stratégique s'est réuni dix fois autour de ses attributions qui sont
la réflexion sur les orientations et le positionnement des différents pôles
et sociétés qui les composent, le budget annuel et le plan à trois et cinq
ans, les investissements et les désinvestissements, les alliances et
partenariats, le développements de nouveaux produits ou de nouveaux
marchés...
Au cours de ces séances, la direction générale du groupe rend compte des
opérations conduites au sein des trois pôles d'activité, accompagnées
éventuellement des directions générales des différents métiers.
Par ailleurs, des rapports mensuels concernant les indicateurs d'activité des
différents métiers et sociétés, l'activité boursière, ainsi qu'une revue
de presse trimestrielle relative à toutes les sociétés du groupe sont
adressés aux administrateurs.
2. CONTROLE INTERNE
Selon les recommandations de l'AMF, le présent rapport a été établi en
application du guide de mise en oeuvre simplifié du cadre de référence du
contrôle interne.
Le dispositif de contrôle interne de PSB Industries vise à assurer :
- la conformité aux lois et règlements, aux valeurs, normes et règles
internes à l'entreprise, de tous les actes de gestion, réalisations
d'opérations ou comportements,
- l'application des instructions et des orientations fixées par la direction
générale et le conseil d'administration,
- le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux
concourant à la sauvegarde de ses actifs,
- la fiabilité des informations financières,
- la prévention et la maîtrise des risques résultant de l'activité des
entreprises du groupe,
- l'efficacité de ses opérations et l'utilisation efficiente de ses
ressources.
Cependant, comme tout système de contrôle, il ne peut fournir une garantie
absolue que les risques soient totalement éliminés et ne procure qu'une
assurance raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs.
2.1 Dispositif général du contrôle interne
Toutes les sociétés du groupe sont couvertes par le présent rapport. La
filiale japonaise, mise en équivalence, utilise un cadre de référence propre
répondant à son organisation décentralisée. L'examen des comptes de la
filiale japonaise est par ailleurs réalisé par les auditeurs du groupe dans le
cadre d'une mission d'audit annuelle et ce, depuis 2010.
La filiale coréenne, créée et mise en équivalence depuis novembre 2010, ne
rentre pas, compte tenu de sa taille (chiffre d'affaires 2013 de 2,0 millions
d'euros) dans ce cadre de contrôle interne.
Par ailleurs, l'envoi par la filiale japonaise et par la filiale coréenne d'un
reporting commercial mensuel et d'un reporting financier complet, trimestriel
pour l'une et semestriel pour l'autre, au groupe, associés à des réunions
commerciales et stratégiques périodiques, permettent de s'assurer de son
correct fonctionnement.
Parallèlement, des missions d'audit sont réalisées deux fois par an dans le
cadre de la certification des comptes consolidés de PSB Industries. Les
informations synthétiques sur les procédures de contrôle interne mises en
place décrites dans le présent rapport se focalisent sur les éléments
significatifs susceptibles d'avoir un impact sur les informations financières
et comptables publiées par le groupe.
Chapitre 6
Gouvernance
2.1.1 Organisation et acteurs
PSB Industries est constitué de trois pôles recouvrant des métiers distincts.
Chaque métier regroupe des entreprises de taille moyenne ou petite, comptant de
6 à 199 personnes, selon des périmètres dénombrant de 3 à 10 entités. A la
tête de chaque métier, une direction générale autonome est responsable de la
mise en oeuvre des décisions prises par la direction générale du groupe. La
direction générale de chaque métier organise et pilote le contrôle à
l'intérieur de son périmètre de délégation, en liaison avec la direction
financière de PSB Industries. Les directions métiers s'appuient sur les
dirigeants de chaque entité de leur pôle, leur responsable qualité, ainsi que
leurs personnels d'encadrement.
Cette organisation s'appuie sur des outils, pratiques ou systèmes, tels que les
cadres de référence des normes ISO, les processus de gestion budgétaire, de
reporting, la cellule de gestion des risques, des procédures, des systèmes
d'information adaptés.
Par ailleurs, en 2012, PSB Industries a créé un comité exécutif (Comex)
composé du président de PSB Industries, des présidents des trois pôles ainsi
que du directeur financier du groupe. Son rôle est de définir la vision de PSB
Industries en inventant et préparant le futur, faire avancer les hommes dans
une direction selon une stratégie définie, et de s'assurer de l'atteinte des
objectifs par des indicateurs précis.
2.1.2 Diffusion d'une information fiable et pertinente
La taille des entités permet une circulation rapide de l'information, une
grande réactivité des personnes et une identification claire des acteurs clés
du groupe. Ainsi, au sein de chaque métier, des comités réunissant les
membres décideurs se tiennent à fréquence hebdomadaire, bimensuelle ou
mensuelle. Ces comités pilotent leur entité, soucieux d'identifier, prévenir
et gérer tous risques pouvant survenir au cours de leurs opérations.
Cette analyse opérationnelle est complétée par des processus faisant
intervenir la direction générale du groupe. Il s'agit du processus
budgétaire, du processus de reporting, et des revues d'affaires mensuelles.
Le processus budgétaire réunit en novembre la direction générale du groupe
et celle de chaque métier. Au cours de ces entretiens, les pôles présentent
leur budget et plans d'évolution pour validation par la maison-mère. En
découlent des plans d'investissements industriels, financiers, des objectifs
stratégiques, économiques à mettre en oeuvre. Tout engagement
d'investissement s'écartant de l'autorisation budgétaire fait l'objet d'un
accord préalable au niveau approprié. Le budget est mensualisé afin de servir
de référence pour le reporting mensuel du groupe.
Le processus de reporting mensuel se décompose en deux étapes. La première
est une remontée des chiffres d'affaires de chaque entité à J+2. Ensuite, à
J+5, un compte de résultat détaillé et un bilan sont établis par chaque
société. Ces résultats sont analysés une première fois par la direction
générale de chaque métier, puis sont ensuite transmis à la maison-mère du
groupe pour une seconde analyse.
Le processus budgétaire tout comme le processus de reporting comportent
plusieurs niveaux de contrôle, puisqu'ils sont établis par des entités
décentralisées, et font l'objet d'une centralisation par la direction
financière de chaque métier, puis par la direction financière du groupe.
Le troisième pilier du pilotage de la direction générale vers les filiales
est constitué par les revues d'affaires mensuelles. Elles réunissent le
président du groupe et les présidents de chaque pôle. Elles ont pour
objectifs l'analyse des résultats mensuels, des besoins en fonds de roulement,
des investissements et l'actualisation des prévisions.
2.1.3 Système de gestion des risques
La cellule de gestion des risques met à jour une cartographie des risques au
sein de PSB Industries.
Ce processus, associé à l'organisation spécifique de PSB Industries, permet
une analyse suivie des risques de chaque métier et la diffusion d'une
information fiable et rapide au sein du groupe.
- Principes généraux de gestion des risques :
Dans le cadre de ses activités, PSB Industries mène une politique de gestion
des risques axée sur la sécurité des personnes, la protection de
l'environnement, la satisfaction de ses clients et la préservation de ses
actifs.
La direction financière du groupe, en liaison avec les directions générales
de chaque pôle d'activité, recense et hiérarchise les risques de toute nature
pouvant avoir, soit une incidence sur l'atteinte des objectifs du groupe, soit
sur les actifs, selon leur probabilité d'occurrence, leurs impacts - financiers
ou extra-financiers - et leur niveau de maitrise, de façon à établir une
cartographie des risques par métier. Des plans d'actions pour limiter ces
risques sont alors organisés, et mis à jour de façon à tenir compte des
évolutions réglementaires, technologiques et économiques.
- Processus de cartographie des principaux risques : identification et analyse
Le groupe a réalisé en 2012 l'actualisation complète de sa cartographie des
risques impliquant les directions générales et principaux responsables de
chacun des trois métiers.
Le processus s'est appuyé sur une méthodologie formalisée permettant de
définir un langage commun et des critères d'évaluation harmonisés entre les
métiers.
La direction générale du groupe a revu le portefeuille de risques évalué
pour en dégager des axes de progrès et mobiliser les équipes sur un certain
nombre de plans d'action.
Les risques identifiés au sein des filiales sont des risques de trois natures :
premièrement les risques industriels liés aux accidents ou aux sinistres, aux
approvisionnements, à la perte de savoir-faire ou de compétence, à la
défaillance des systèmes d'information, deuxièmement les risques commerciaux
liés à la pression sur les prix, à la dépendance forte à un client majeur,
à la concurrence, au défaut qualité majeur, et troisièmement les risques
juridiques, financiers et sociétaux liés à la règlementation, aux
contentieux, aux taux d'intérêt et de change, et au financement et à la
gestion du besoin en fonds de roulement.
- Procédures de gestion des principaux risques :
Pour faire face à ces risques, PSB Industries a mis en oeuvre un dispositif de
maîtrise combinant, une politique d'assurance couvrant les dommages aux biens,
aux personnes, les pertes d'exploitation et sa responsabilité civile, ainsi que
des processus et procédures de contrôle visant à limiter leurs impacts
potentiels.
Afin d'assurer une protection maximale des sites et leur pérennité, les
prestations des assureurs du groupe intègrent notamment les différents volets
suivants : aide à la mise en oeuvre d'une politique de prévention des risques
(rédaction de cahiers des charges, procédures...), suivi des évolutions des
sites (intégration en amont des spécifications techniques de prévention et de
protection lors des projets de construction ou d'extension de sites), aide à la
mise en oeuvre des recommandations sur les sites et réponses aux questions
techniques des sites. Depuis 2012, 10 visites de prévention ont eu lieu, soit
86 % des capitaux assurés du groupe.
L'exercice de cartographie des risques mené en 2012 a conduit le groupe à se
concentrer sur sept risques principaux pour lesquels des plans d'actions
spécifiques ont été lancés et poursuivis en 2013. Ces plans d'actions
concernent la production (approvisionnements et qualité), les clients et
marchés (dépendance client, prix et concurrence), et les ressources (humaines
et matérielles). Ce dispositif de maîtrise fait l'objet d'un suivi régulier
au sein des comités de direction des filiales ainsi que par la direction
générale du groupe.
- Surveillance des risques et des procédures de gestion des risques :
La mission de la cellule de gestion des risques consiste aussi à animer le
processus de gestion des risques au sein du groupe et à apprécier la correcte
mise en oeuvre des dispositifs de maîtrise par les différents responsables. En
2013, des indicateurs spécifiques ont été mis en place pour évaluer le
système de maîtrise des risques. Ces indicateurs sont présentés à la
direction générale du groupe deux fois par an.
2.1.4 Activités de contrôle
En lien avec leurs objectifs stratégiques et leur appréciation des risques,
les pôles ont défini un certain nombre de procédures et bonnes pratiques
répondant notamment aux enjeux d'assurance qualité et aux exigences clients.
Les activités de contrôle sont présentes dans toute l'organisation, sous
forme de contrôles manuels, informatiques, hiérarchiques. Au plan
opérationnel, les personnels sont formés pour mettre en application les
principes de précaution de la gestion des risques dans leurs activités
quotidiennes.
2.1.5 Surveillance du dispositif de contrôle interne
La surveillance du dispositif de contrôle interne est assurée d'une part par
le biais des revues d'activité mensuelles auxquelles participe la direction
générale de chaque métier et la direction financière du groupe.
D'autre part, pour une meilleure maitrise des activités du groupe, ce
dispositif est complété depuis 2009 par des contrôles auto-évaluatifs,
encadrés par la direction financière du groupe. Utilisant le dispositif de
contrôle interne comme un des moyens de traitement des risques, l'objectif de
PSB Industries a été de construire son propre socle de contrôle interne et de
déployer une documentation du contrôle interne au sein du groupe. Ce socle est
centré sur un nombre limité de contrôles cibles attendus, prenant la forme de
" bonnes pratiques " sur des processus de contrôle interne essentiels, et sur
les enjeux propres du groupe. Cette démarche permet à la direction du groupe
d'anticiper les risques, de sécuriser les processus, et d'optimiser les
performances par le partage des bonnes pratiques de gestion.
La surveillance du système s'appuie par ailleurs sur les travaux des
commissaires aux comptes, des experts-comptables des entités, ainsi que sur les
remarques des instances réglementaires auxquelles sont soumises les
différentes sociétés.
2.2 Processus relatifs à l'information comptable et financière
Le dispositif de contrôle interne relatif à l'information comptable et
financière vise à assurer :
- le respect des normes et principes comptables en application,
- le contrôle de la production des éléments financiers,
- la fiabilité des remontées d'information financière élaborée en filiales
et son traitement centralisé par le groupe,
- l'anticipation du traitement des opérations comptables complexes,
- la rapidité et la fiabilité des remontées d'informations comptables.
2.2.1 Organisation comptable et financière
Les principaux acteurs du système de contrôle interne comptable et financier
sont la direction générale, la direction financière du groupe et des
différents métiers.
La comptabilité de chaque entité est tenue localement, par un ou des
comptables dédiés. Chaque métier compte un responsable comptable qui
supervise la comptabilité des entités du périmètre de délégation.
Cette organisation s'appuie sur des outils, pratiques ou systèmes, tels que le
manuel des principes comptables groupe, les processus de gestion budgétaire, de
reporting, des procédures, des systèmes d'information adaptés.
Chapitre 6
Gouvernance
2.2.2 Système d'information comptable et financier
Au sein du groupe PSB Industries, les fonctions informatiques sont
décentralisées au niveau de chaque direction de pôle. Ainsi les systèmes
informatiques des différents métiers sont distincts. Les logiciels de
comptabilité utilisés sont interfacés avec les logiciels de gestion de
production, d'immobilisations, de paie, de consolidation, afin de limiter les
interventions manuelles. Les contrôles inhérents aux systèmes sont activés
afin de limiter les risques d'erreurs.
L'outil budgétaire est harmonisé avec celui utilisé par le reporting, ce qui
permet d'avoir une base de données unique pour l'ensemble des informations.
Cette harmonisation facilite le suivi et améliore le processus budgétaire.
Les données sont sauvegardées selon des procédures de sauvegarde clairement
établies. Les logiciels sont régulièrement mis à jour pour rester en
conformité avec les règlementations, et évoluer avec les besoins des
sociétés.
2.2.3 Identification et analyse des risques affectant l'information comptable et
financière
Les risques sont identifiés par les personnels comptables et financiers par
catégories d'opérations. Des dispositifs organisés sont mis en place pour les
prévenir et les limiter au niveau opérationnel, et sont complétés par une
analyse des résultats mensuels, comme précisé précédemment. Les analyses
mensuelles sont par ailleurs affinées par des analyses trimestrielles plus
détaillées, issues de la consolidation des comptes. Toutes les remontées
d'informations sont faites selon le même référentiel comptable, documenté
dans le manuel des principes comptables du groupe. Les consolidations
trimestrielles sont réalisées selon le principe suivant : à J+14, les
comptables de chaque entité adressent à la direction financière du groupe des
liasses retraitées, issues d'un logiciel de consolidation interfacé avec les
logiciels de comptabilité. La cellule consolidation contrôle les liasses,
vérifie les traitements de consolidation, et analyse la cohérence des données
consolidées avec les données du reporting mensuel.
Par ailleurs, afin d'éviter les risques liés à des opérations comptables
nouvelles et complexes à la clôture des comptes, la direction financière a
mis en oeuvre un dispositif d'identification et d'analyse de ces risques,
réunissant les deux commissaires aux comptes, les directions financières du
groupe et de chaque métier. Lors de ces entretiens, les points comptables
pouvant avoir un impact sur les états financiers sont exposés, analysés, et
la solution la plus adaptée à leur comptabilisation est approuvée par tous
les intervenants.
2.2.4 Activité de contrôle
Les contrôles existants s'appuient sur des contrôles informatiques,
hiérarchiques et également, compte tenu de la structure comptable du groupe,
sur des actions d'autocontrôle.
Par ailleurs, de façon à renforcer les contrôles internes et vérifier la
correcte application des principes comptables et normes en vigueur, les comptes
des sociétés du groupe sont vérifiés au minimum deux fois par an par un
cabinet d'expertise comptable. Les cabinets Mazars et Ernst & Young assurent le
commissariat aux comptes de PSB Industries. Dans le cadre de leur mission de
certification des comptes, ils prennent connaissance des systèmes comptables et
de contrôle interne, afin d'évaluer le risque d'audit. A cette occasion, ils
font part de leurs recommandations sur les procédures et les systèmes de
contrôle interne qui pourraient avoir une incidence sur la qualité des
informations comptables et financières. Les sociétés de PSB Industries ont
pour consigne de prendre en compte ces recommandations dans un souci permanent
d'amélioration.
2.2.5 Communication financière et comptable
PSB Industries applique les réglementations et recommandations de l'AMF et
assure les relations ad hoc avec ses services.
La direction financière du groupe établit un planning diffusé à l'ensemble
des filiales, en vue de la collecte des informations financières nécessaires
pour répondre aux obligations de publication et aux divers reportings internes.
Les données destinées à être publiées sont contrôlées et analysées par
la direction financière du groupe, rapprochées des informations collectées
lors des reportings. Les éventuels écarts constatés sont expliqués. La
direction générale est tenue informée de ces travaux et analyse toutes les
données publiées. Les données publiées sont adressées et commentées au
conseil d'administration avant leur publication.
Rapport des commissaires aux comptes, établi en application de l'article
L.225-235 du Code de commerce, sur le rapport du Président du conseil
d'administration de la société PSB Industries
Exercice clos le 31 décembre 2013
Aux Actionnaires,
En notre qualité de commissaires aux comptes de la société PSB Industries et
en application des dispositions de l'article L. 225-235 du Code de commerce,
nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le Président de
votre société conformément aux dispositions de l'article L. 225-37 du Code de
commerce au titre de l'exercice clos le 31 décembre 2013.
Il appartient au Président d'établir et de soumettre à l'approbation du
conseil d'administration un rapport rendant compte des procédures de contrôle
interne et de gestion des risques mises en place au sein de la société et
donnant les autres informations requises par l'article L. 225-37 du Code de
commerce relatives notamment au dispositif en matière de gouvernement
d'entreprise.
Il nous appartient :
- de vous communiquer les observations qu'appellent de notre part les
informations contenues dans le rapport du Président, concernant les procédures
de contrôle interne et de gestion des risques relatives à l'élaboration et au
traitement de l'information comptable et financière, et
- d'attester que ce rapport comporte les autres informations requises par
l'article L. 225-37 du Code de commerce, étant précisé qu'il ne nous
appartient pas de vérifier la sincérité de ces autres informations.
Nous avons effectué nos travaux conformément aux normes d'exercice
professionnel applicables en France.
Informations concernant les procédures de contrôle interne et de gestion des
risques relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable
et financière
Les normes d'exercice professionnel requièrent la mise en oeuvre de diligences
destinées à apprécier la sincérité des informations concernant les
procédures de contrôle interne et de gestion des risques relatives à
l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière
contenues dans le rapport du Président. Ces diligences consistent notamment à
:
- prendre connaissance des procédures de contrôle interne et de gestion des
risques relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable
et financière sous-tendant les informations présentées dans le rapport du
Président ainsi que de la documentation existante ;
- prendre connaissance des travaux ayant permis d'élaborer ces informations et
de la documentation existante ;
- déterminer si les déficiences majeures du contrôle interne relatif à
l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière que
nous aurions relevées dans le cadre de notre mission font l'objet d'une
information appropriée dans le rapport du Président.
Sur la base de ces travaux, nous n'avons pas d'observation à formuler sur les
informations concernant les procédures de contrôle interne et de gestion des
risques de la société relatives à l'élaboration et au traitement de
l'information comptable et financière contenues dans le rapport du Président
du conseil d'administration, établi en application des dispositions de
l'article L. 225-37 du Code de commerce.
Autres informations
Nous attestons que le rapport du Président du conseil d'administration comporte
les autres informations requises à l'article L. 225-37 du Code de commerce.
Annecy-le-Vieux et Paris-La Défense, le 13 février 2014
Les commissaires aux comptes
MAZARS ERNST & YOUNG et Autres
Alain CHAVANCE Bruno POUGET Henri-Pierre NAVAS
Rapport financier 2013. PSB Industries. Gouvernance