PSB INDUSTRIES (EPA:PSB) - Contrôle interne 2008
Directive transparence : information réglementée Rapports financiers et d'audit semestriels/examens réduits
02/04/2009 14:54
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CONTROLE INTERNE 2008 PSB INDUSTRIES
Rapport du président du conseil d'administration
Conformément aux dispositions de l'article L.225-37 du Code de commerce, le
président du conseil d'administration rend compte, au terme de ce rapport, des
conditions de préparation et d'organisation des travaux du conseil ainsi que
des procédures de contrôle interne mises en place par la société.
1. CONDITIONS DE PRÉPARATION ET D'ORGANISATION DES TRAVAUX DU CONSEIL
Les informations relatives à la composition du conseil, au renouvellement des
mandats d'administrateurs, et aux règles de gouvernance figurent dans le
" gouvernement d'entreprise " page 8.
Les membres du conseil d'administration se réunissent selon un calendrier défi
ni en début d'exercice, qui peut-être modifié selon les besoins ou à la
demande d'administrateurs. Ils sont convoqués par lettre simple, 15 jours avant
la tenue de la séance. A la fin de chaque séance, un procès-verbal de séance
est établi, dont un projet est adressé à chaque membre et validé au début
de la séance suivante.
En 2008, le conseil d'administration s'est réuni cinq fois, avec un taux de
présence de 100 % pour l'arrêté des comptes annuels ou semestriels, et la
validation des comptes trimestriels. Cinq autres réunions des administrateurs
ont eu lieu pour aborder notamment les thèmes suivants : budgets
prévisionnels, acquisitions, cessions, décisions stratégiques, évolutions
technologiques... Au cours de ces séances, la direction générale du groupe
rend compte des opérations conduites au sein des trois pôles d'activité,
accompagnées éventuellement des directions générales des différents
métiers. Le conseil d'administration de PSB se prononce sur l'ensemble des
décisions relatives aux grandes orientations stratégiques, économiques,
sociales, financières et technologiques de la société, et veille à leur mise
en oeuvre par les directions des pôles.
Par ailleurs, une fois par mois, des rapports concernant les indicateurs
d'activité des différents métiers et sociétés, l'activité boursière,
ainsi qu'une revue de presse relative à toutes les sociétés du groupe sont
adressés aux administrateurs.
2. CONTRÔLE INTERNE
Selon les recommandations de l'AMF, le présent rapport a été établi en
application du guide de mise en oeuvre simplifié du cadre de référence du
contrôle interne. Le dispositif de contrôle interne de PSB Industries vise à
assurer :
- la conformité aux lois et règlements, aux valeurs, normes et règles
internes à l'entreprise, de tous les actes de gestion, réalisations
d'opérations ou comportements,
- l'application des instructions et des orientations fixées par la direction
générale et le conseil d'administration,
- le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux
concourant à la sauvegarde de ses actifs,
- la fiabilité des informations financières,
- la prévention et la maîtrise des risques résultant de l'activité des
entreprises du groupe,
- l'efficacité de ses opérations et l'utilisation efficiente de ses
ressources.
Cependant, comme tout système de contrôle, il ne peut fournir une garantie
absolue que les risques soient totalement éliminés et ne procure qu'une
assurance raisonnable quant à la réalisation de ses objectifs.
2.1
Dispositif général du controle interne
Toutes les sociétés du groupe sont couvertes par le présent rapport. La
filiale japonaise, mise en équivalence, utilise un cadre de référence propre
répondant à son organisation décentralisée. Toutefois, l'envoi par la
filiale d'un reporting commercial mensuel et d'un reporting financier complet
trimestriel au groupe, associés à des réunions commerciales et stratégiques
périodiques, permettent ainsi de s'assurer de son correct fonctionnement. Les
informations synthétiques sur les procédures de contrôle interne mises en
place décrites dans le présent rapport se focalisent sur les éléments
significatifs susceptibles d'avoir un impact sur les informations financières
et comptables publiées par le groupe.
2.1.1
Organisation et acteurs
PSB Industries est constituée de trois pôles recouvrant des métiers
distincts. Chaque métier regroupe des entreprises de taille moyenne ou petite,
comptant de 10 à 240 personnes, selon des périmètres dénombrant de 3 à 11
entités. A la tête de chaque métier, une direction générale autonome est
responsable de la mise en oeuvre des décisions prises par la direction
générale du groupe. La direction générale de chaque métier organise et
pilote le contrôle à l'intérieur de son périmètre de délégation, en
liaison avec la direction financière de PSB Industries. Les directions métiers
s'appuient sur les dirigeants de chaque entité de leur pôle, leur responsable
qualité, ainsi que leurs personnels d'encadrement.
Cette organisation s'appuie sur des outils, pratiques ou systèmes, tels que les
cadres de référence des normes ISO, les processus de gestion budgétaire, de
reporting, la cellule de gestion des risques, des procédures, des systèmes
d'information adaptés.
2.1.2
Diffusion d'une information fiable et pertinente
La taille des entités permet une circulation rapide de l'information, une
grande réactivité des personnes et une identification claire des acteurs clés
du groupe. Ainsi, au sein de chaque métier, des comités réunissant les
membres décideurs se tiennent à fréquence hebdomadaire, bimensuelle ou
mensuelle. Ces comités pilotent leur entité, soucieux d'identifier, prévenir
et gérer tous risques pouvant survenir au cours de leurs opérations.
Cette analyse opérationnelle est complétée par des processus faisant
intervenir la direction générale du groupe. Il s'agit du processus
budgétaire, du processus de reporting, et des revues d'affaires mensuelles.
Le processus budgétaire réunit en novembre la direction générale du groupe
et celle de chaque métier. Au cours de ces entretiens, les pôles présentent
leur budget et plans d'évolution pour validation par la maison-mère. En
découlent des plans d'investissements industriels, financiers, des objectifs
stratégiques, économiques à mettre en oeuvre. Tout engagement
d'investissement s'écartant de l'autorisation budgétaire fait l'objet d'un
accord préalable au niveau approprié. Le budget est mensualisé afin de servir
de référence pour le reporting mensuel du groupe.
Le processus de reporting mensuel se décompose en deux étapes. La première
est une remontée des chiffres d'affaires de chaque entité à J+2. Ensuite, à
J+5, un compte de résultat détaillé et un bilan sont établis par chaque
société. Ces résultats sont analysés une première fois par la direction
générale de chaque métier, puis sont ensuite transmis à la maison-mère du
groupe pour une seconde analyse.
Le processus budgétaire tout comme le processus de reporting comportent
plusieurs niveaux de contrôle, puisqu'ils sont établis par des entités
décentralisées, et font l'objet d'une centralisation par la direction
financière de chaque métier, puis par la direction financière du groupe.
Le troisième pilier du pilotage de la direction générale vers les filiales
est constitué par les revues d'affaires mensuelles. Elles réunissent le
directeur général du groupe et les directeurs généraux de chaque pôle.
Elles ont pour objectifs l'analyse des résultats mensuels, des besoins en fonds
de roulement, des investissements et l'actualisation des prévisions.
2.1.3
Mise en place d'un système de gestion des risques
La cellule de gestion des risques, dont l'équipe a été renforcée cette
année, met à jour une cartographie des risques au sein de PSB Industries.
Ce processus, associé à l'organisation spécifi que de PSB Industries, permet
une analyse suivie des risques de chaque métier et la diffusion d'une
information fi able et rapide au sein du groupe.
- Principes généraux de gestion des risques :
Dans le cadre de ses activités, PSB Industries mène une politique de gestion
des risques axées sur la sécurité des personnes, la protection de
l'environnement, la satisfaction de ses clients et la préservation des ses
actifs.
La direction financière du groupe, en liaison avec les directions générales
de chaque pôle d'activité, recense et hiérarchise les risques de toute nature
pouvant avoir, soit une incidence sur l'atteinte des objectifs du groupe, soit
sur les actifs, selon leur probabilité d'occurrence, leurs impacts - financiers
ou extra-financiers - et leur niveau de maitrise, de façon à établir une
cartographie des risques par métier. Des plans d'actions pour limiter ces
risques sont alors organisés, et mis à jour de façon à tenir compte des
évolutions réglementaires, technologiques et économiques.
- Processus de cartographie des principaux risques : identification et analyse
Le groupe a réalisé cette année une actualisation complète de sa
cartographie des risques impliquant les directions générales et principaux
responsables de chacun des trois métiers.
Le processus s'est appuyé sur une méthodologie formalisée permettant de
définir un langage commun et des critères d'évaluation harmonisés entre les
métiers.
La direction générale du groupe a revu le portefeuille de risques évalué
pour en dégager des axes de progrès et mobiliser les équipes sur un certain
nombre de plans d'action.
Les risques identifiés au sein des filiales sont les risques liés à la
concurrence, aux évolutions de marché, aux approvisionnements, à la qualité,
à l'environnement, à la perte d'hommes clefs, à l'incendie, à
l'informatique, aux taux de change et d'intérêt, et plus globalement, à la
mise en sécurité des conditions de production.
- Procédures de gestion des principaux risques :
Pour faire face à ces risques, PSB Industries a mis en oeuvre un dispositif de
maîtrise combinant, une politique d'assurance couvrant les dommages aux biens,
aux personnes, les pertes d'exploitation et sa responsabilité civile, ainsi que
des processus et procédures de contrôle visant à limiter leurs impacts
potentiels. Certains plans d'action ont été initiés pour renforcer davantage
cette couverture. Ce dispositif de maîtrise fait l'objet d'un suivi régulier
au sein des comités de direction des filiales ainsi que par la direction
générale du groupe.
-Surveillance des risques et des procédures de gestion des risques : La mission
de la cellule de gestion des risques consiste aussi à animer le processus de
gestion des risques au sein du groupe et à apprécier la correcte mise en
oeuvre des dispositifs de maîtrise par les différents responsables.
Le conseil d'administration est régulièrement informé des principaux risques
identifiés et des caractéristiques essentielles du dispositif de gestion des
risques.
2.1.4
Activités de contrôle
En lien avec leurs objectifs stratégiques et leur appréciation des risques,
les pôles ont défini un certain nombre de procédures et bonnes pratiques
répondant notamment aux enjeux d'assurance qualité et aux exigences clients.
Les activités de contrôle sont présentes dans toute l'organisation, sous
forme de contrôles manuels, informatiques, hiérarchiques. Au plan
opérationnel, les personnels sont formés pour mettre en application les
principes de précaution de la gestion des risques dans leurs activités
quotidiennes.
2.1.5
Surveillance du dispositif de contrôle interne
La surveillance du dispositif de contrôle interne est assurée par le biais des
revues d'activité mensuelles auxquelles participe la direction générale de
chaque métier et la direction financière du groupe, ce dispositif sera
complété dès 2009 par la mise en place de contrôles auto-évaluatifs
découlant de la cartographie des risques. La surveillance du système s'appuie
par ailleurs sur les travaux des commissaires aux comptes, des
experts-comptables des entités, ainsi que sur les remarques des instances
réglementaires auxquelles sont soumises les différentes sociétés. D'autre
part, la direction financière du groupe appartient depuis 2007 à un groupe de
travail rassemblant des valeurs moyennes cotées, destiné à identifier les
meilleures pratiques en terme de contrôle interne.
2.2
Processus relatifs à l'information comptable et financière
Le dispositif de contrôle interne relatif à l'information comptable et
financière vise à assurer :
- le respect des normes et principes comptables en application,
- le contrôle de la production des éléments financiers,
- la fiabilité des remontées d'information financière élaborée en filiales et
son traitement centralisé par le groupe,
- l'anticipation du traitement des opérations comptables complexes,
- la rapidité et la fiabilité des remontées d'informations comptables.
2.2.1
Organisation comptable et financière
Les principaux acteurs du système de contrôle interne comptable et financier
sont la direction générale, la direction financière du groupe et des
différents métiers. La comptabilité de chaque entité est tenue localement,
par un ou des comptables dédiés. Chaque métier compte un responsable
comptable qui supervise la comptabilité des entités du périmètre de
délégation.
Cette organisation s'appuie sur des outils, pratiques ou systèmes, tels que le
manuel des principes comptables groupe, les processus de gestion budgétaire, de
reporting, des procédures, des systèmes d'information adaptés.
2.2.2
Système d'information comptable et financier
Au sein du groupe PSB Industries, les fonctions informatiques sont
décentralisées au niveau de chaque direction de pôle. Ainsi les systèmes
informatiques des différents métiers sont distincts. Les logiciels de
comptabilité utilisés sont interfacés avec les logiciels de gestion de
production, d'immobilisations, de paie, de consolidation, afin de limiter les
interventions manuelles. Les contrôles inhérents aux systèmes sont activés
afin de limiter les risques d'erreurs. Par ailleurs, depuis le dernier trimestre
2008, PSB Industries a harmonisé l'outil de reporting avec celui déjà
utilisé pour les consolidations afin de centraliser les données sur un
logiciel de consolidation commun et performant.
Les données sont sauvegardées selon des procédures de sauvegarde clairement
établies.
Les logiciels sont régulièrement mis à jour pour rester en conformité avec
les règlementations, et évoluer avec les besoins des sociétés.
2.2.3
Identification et analyse des risques affectant l'information comptable et
financière
Les risques sont identifiés par les personnels comptables et financiers par
catégories d'opérations. Des dispositifs organisés sont mis en place pour les
prévenir et les limiter au niveau opérationnel, et sont complétés par une
analyse des résultats mensuels, comme précisé précédemment.
Les analyses mensuelles sont par ailleurs affinées par des analyses
trimestrielles plus détaillées, issues de la consolidation des comptes. Toutes
les remontées d'informations sont faites selon le même référentiel
comptable, documenté dans le manuel des principes comptables du groupe. Les
consolidations trimestrielles sont réalisées selon le principe suivant : à
J+14, les comptables de chaque entité adressent à la direction financière du
groupe des liasses retraitées, issues d'un logiciel de consolidation interfacé
avec les logiciels de comptabilité. La cellule consolidation contrôle les
liasses, vérifie les traitements de consolidation, et analyse la cohérence
des données consolidées avec les données du reporting mensuel.
Par ailleurs, afin d'éviter les risques liés à des opérations comptables
nouvelles et complexes à la clôture des comptes, la direction financière a
mis en oeuvre un dispositif d'identification et d'analyse de ces risques,
réunissant les deux commissaires aux comptes, les directions financières du
groupe et de chaque métier. Lors de ces entretiens, les points comptables
pouvant avoir un impact sur les états financiers sont exposés, analysés, et
la solution la plus adaptée à leur comptabilisation est approuvée par tous
les intervenants.
2.2.4
Activité de contrôle
Les contrôles existants s'appuient sur des contrôles informatiques,
hiérarchiques et également, compte tenu de la structure comptable du groupe,
sur des actions d'auto-contrôle.
Par ailleurs, de façon à renforcer les contrôles internes et vérifier la
correcte application des principes comptables et normes en vigueur, les comptes
des sociétés du groupe sont vérifiés au minimum deux fois par an par un
cabinet d'expertise comptable. Les cabinets Mazars et Ernst & Young assurent le
commissariat aux comptes de PSB Industries. Dans le cadre de leur mission de
certifi cation des comptes, ils prennent connaissance des systèmes comptables
et de contrôle interne, afin d'évaluer le risque d'audit. A cette occasion,
ils font part de leurs recommandations sur les procédures et les systèmes de
contrôle interne qui pourraient avoir une incidence sur la qualité des
informations comptables et financières. Les sociétés de PSB ont pour consigne
de prendre en compte ces recommandations dans un souci permanent d'amélioration
de la fiabilité de ses procédures.
2.2.5
Communication financière et comptable
PSB Industries applique les réglementations et recommandations de l'AMF et
assure les relations ad hoc avec ses services.
La direction financière du groupe établit un planning diffusé à l'ensemble
des filiales, en vue de la collecte des informations financières nécessaires
pour répondre aux obligations de publication et aux divers reportings internes.
Les données destinées à être publiées sont contrôlées et analysées par
la direction financière du groupe, rapprochées des informations collectées
lors des reportings. Les éventuels écarts constatés sont expliqués. La
direction générale est tenue informée de ces travaux et analyse toutes les
données publiées. Les données publiées sont adressées et commentées au
conseil d'administration avant leur publication.
Rapport des commissaires aux comptes établi en application de l'article
L.225-235 du Code de commerce
En notre qualité de commissaires aux comptes de la société PSB Industries et
en application des dispositions de l'article L.225-235 du Code de commerce,
nous vous présentons notre rapport sur le rapport établi par le président du
conseil d'administration de votre société conformément aux dispositions de
l'article L.225-37 du Code de commerce au titre de l'exercice clos le 31
décembre 2008.
Il appartient au président d'établir et de soumettre à l'approbation du
conseil d'administration un rapport rendant compte des procédures de contrôle
interne et de gestion des risques mises en place au sein de la société et
donnant les autres informations requises par l'article L.225-37 relatives
notamment au dispositif en matière de gouvernement d'entreprise.
Il nous appartient :
- de vous communiquer les observations qu'appellent de notre part les
informations contenues dans le rapport du président, concernant les procédures
de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de
l'information comptable et financière, et
- d'attester que ce rapport comporte les autres informations requises par
l'article L. 225-37 du Code de commerce, étant précisé qu'il ne nous
appartient pas de vérifier la sincérité de ces autres informations.
Nous avons effectué nos travaux conformément aux normes d'exercice
professionnel applicables en France.
INFORMATIONS CONCERNANT LES PROCÉDURES DE CONTRÔLE INTERNE RELATIVES À
L'ÉLABORATION ET AU TRAITEMENT DE L'INFORMATION COMPTABLE ET FINANCIÈRE
Les normes d'exercice professionnel requièrent la mise en oeuvre de diligences
destinées à apprécier la sincérité des informations concernant les
procédures de contrôle interne relatives à l'élaboration et au traitement de
l'information comptable et financière contenues dans le rapport du président.
Ces diligences consistent notamment à :
- prendre connaissance des procédures de contrôle interne relatives à
l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière
sous-tendant les informations présentées dans le rapport du président ainsi
que de la documentation existante ;
- prendre connaissance des travaux ayant permis d'élaborer ces informations et
de la documentation existante ;
- déterminer si les déficiences majeures du contrôle interne relatif à
l'élaboration et au traitement de l'information comptable et financière que
nous aurions relevées dans le cadre de notre mission font l'objet d'une
information appropriée dans le rapport du président.
Sur la base de ces travaux, nous n'avons pas d'observation à formuler sur les
informations concernant les procédures de contrôle interne de la société
relatives à l'élaboration et au traitement de l'information comptable et
financière contenues dans le rapport du président du conseil d'administration,
établi en application des dispositions de l'article L.225-37 du Code de
commerce.
AUTRES INFORMATIONS
Nous attestons que le rapport du Président comporte les autres informations
requises à l'article L. 225-37 du Code de commerce.
Neuilly-sur-Seine et Villeurbanne, le 2 mars 2009
Les commissaires aux comptes
Ernst & Young et Autres
Nicolas Job
Mazars
Max Dumoulin