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SOMFY SA (EPA:SO) - Somfy / Mise à disposition des documents préparatoires à l’assemblée générale de juin 2020

Directive transparence : information réglementée Modalités de mise à disposition des documents préparatoires à l'AG

03/06/2020 17:40

SOMFY SA
Société Anonyme à Directoire et Conseil de Surveillance au capital de
7 400 000 EUR
Siège social : 50 avenue du Nouveau Monde, 74300 CLUSES 476 980 362 R.C.S.
Annecy

   Modalités de mise à disposition des documents préparatoires à l'Assemblée
                        Générale Mixte du 24 juin 2020
         (à huis clos, tenue hors présence physique des actionnaires)

Les actionnaires de la société sont invités à participer à l'Assemblée
Générale mixte qui se tiendra le 24 juin 2020, à 17 h 00 au siège social,
50, avenue du Nouveau Monde à Cluses - 74300 Cluses (*).

(*) Avertissement - COVID-19 : Dans le contexte de l'épidémie du Covid-19
et des mesures administratives prises pour limiter les rassemblements
collectifs et les déplacements pour des motifs sanitaires, les modalités
d'organisation et de participation des actionnaires à l'Assemblée
générale devant se tenir le 24 juin 2020 sont aménagées.
Conformément à l'article 4 de l'ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 prise
dans le cadre de l'habilitation conférée par la loi d'urgence pour
faire face à l'épidémie de covid-19 n° 2020-290 du 23 mars 2020,
l'Assemblée Générale Mixte de la société du 24 juin 2020, sur décision
du Directoire se tiendra sans que les actionnaires et les autres personnes
ayant le droit d'y assister ne soient présents, que ce soit physiquement ou
par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
Les actionnaires pourront voter par correspondance ou donner pouvoir, en
utilisant le formulaire de vote prévu à cet effet disponible dans la rubrique
dédiée à l'assemblée générale 2020 sur le site de la Société
www.somfy-group.com. Ces moyens de participation mis à la disposition des
actionnaires sont désormais les seuls possibles.
Les actionnaires sont invités à consulter régulièrement la rubrique
dédiée à l'assemblée générale 2020 sur le site de la Société
www.somfy-group.com.
Dans le cadre de la relation entre la société et ses actionnaires, la
société les invite fortement à privilégier la transmission de toutes leurs
demandes et documents par voie électronique à l'adresse suivante :
assemblee@dsgsomfy.com.
La société avertit ses actionnaires que, compte tenu des restrictions
actuelles à la circulation, elle pourrait ne pas être en mesure de
réceptionner les envois postaux qui lui sont adressés.

L'avis préalable comportant l'ordre du jour et les projets de résolutions a
été publié au BALO du 20 mai 2020, l'avis de convocation sera publié dans
un journal d'annonces légales le 5 juin 2020 et au BALO le 5 juin 2020.

Les documents préparatoires à l'Assemblée énoncés par l'article R.
225-73-1 du Code de commerce sont mis en ligne sur le site internet de la
société (www.somfy-group.com).

Les documents préparatoires à l'Assemblée sont également tenus à la
disposition des actionnaires à compter de la convocation de l'Assemblée.
Ainsi, conformément aux dispositions réglementaires applicables :

- le texte intégral des documents destinés à être présentés à
l'assemblée conformément notamment aux articles L. 225-115 et R. 225-83 du
Code de commerce sont mis à disposition sur le site internet de la société
www.somfy-group.com ou sur demande à l'adresse mail assemblee@dsgsomfy.com;

- tout actionnaire nominatif peut, jusqu'au cinquième jour inclusivement avant
l'Assemblée, demander à la société de lui envoyer les documents visés
aux articles R.225-81 et R.225-83 du Code de commerce, de préférence par mail
à l'adresse suivante : assemblee@dsgsomfy.com (ou par courrier à SOMFY SA -
Service des Assemblées, à l'attention de Sandrine Meynard, 50 avenue du
Nouveau monde, 74300 Cluses). Dans 03.06.2020 ce cadre, vous êtes invités à
faire part dans votre demande de l'adresse électronique à laquelle ces
documents pourront vous être adressés afin que nous puissions valablement
vous adresser lesdits documents par mail conformément à l'article 3 de
l'Ordonnance précitée. Les actionnaires au porteur devront justifier de
cette qualité par la transmission d'une attestation d'inscription dans les
comptes.

En annexe, vous trouverez un rappel des modalités de participation à cette
Assemblée, telles que prévues dans le cadre de l'avis préalable.

Annexe

Modalités particulières de " participation " à l'assemblée générale dans
le contexte de crise sanitaire

Conformément à l'article 4 de l'ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 prise
dans le cadre de l'habilitation conférée par la loi d'urgence pour faire face
à l'épidémie de covid-19 n° 2020-290 du 23 mars 2020, l'Assemblée
Générale Mixte de la société du 24 juin 2020, sur décision du Directoire
se tiendra sans que les actionnaires et les autres personnes ayant le droit
d'y assister ne soient présents, que ce soit physiquement ou par conférence
téléphonique ou audiovisuelle.

En conséquence, les actionnaires ne pourront pas assister à l'assemblée
physiquement.

Les actionnaires peuvent choisir entre l'une des trois formules suivantes :
a) Donner une procuration à la personne de leur choix dans les conditions de
l'article L. 225-106 du Code de commerce (mandat à un tiers), étant précisé
que, dans ce cas, le mandataire devra voter par correspondance au titre de ce
pouvoir ;
b) Adresser une procuration à la société sans indication de mandat (pouvoir
au président) ;
c) Voter par correspondance.

Les actionnaires pourront voter par correspondance ou donner pouvoir, en
utilisant le formulaire de vote prévu à cet effet. Ces moyens de
participation mis à la disposition des actionnaires sont désormais les seuls
possibles.

L'actionnaire au nominatif inscrit depuis un mois au moins à la date de l'avis
de convocation recevra la brochure de convocation accompagnée d'un formulaire
unique par courrier postal.

En toute hypothèse, au plus tard le vingt-et-unième jour précédant
l'Assemblée, le formulaire unique de vote par correspondance et de pouvoir
sera mis en ligne sur le site de la société (www.somfy-group.com).

A compter de la convocation, les actionnaires au porteur pourront demander par
écrit à leur teneur de compte de leur adresser ledit formulaire. Il sera fait
droit aux demandes reçues au plus tard six jours avant la date de
l'assemblée.

Le formulaire unique de vote par correspondance ou de pouvoir devra être
renvoyé, accompagné pour les actionnaires au porteur de leur attestation de
participation.

Le formulaire de vote par correspondance devra être reçu par les services de
la Société Générale, soit par voie postale à l'adresse suivante :
Société Générale, Service des Assemblées, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 3,
soit par la société par voie électronique à l'adresse suivante :
assemblee@dsgsomfy.com au plus tard le 20 juin 2020.

Les mandats à un tiers peuvent valablement parvenir aux services de la
Société Générale, soit par voie postale à l'adresse suivante : Société
Générale, Service des Assemblées, CS 30812, 44308 Nantes Cedex 3, soit à
la société par voie électronique à l'adresse suivante :
assemblee@dsgsomfy.com , jusqu'au quatrième jour précédant la date de
l'assemblée générale, à savoir au plus tard le 20 juin 2020.

Le mandataire ne pourra assister physiquement à l'Assemblée. Il devra
nécessairement adresser ses instructions pour l'exercice des mandats dont il
dispose, à la société ou à son intermédiaire habilité par voie
électronique à l'adresse suivante : assemblee@dsgsomfy.com , via le
formulaire sous la forme d'un vote par correspondance, au plus tard le
quatrième jour précédant la date de l'assemblée, à savoir au plus tard le
20 juin 2020.

Un actionnaire qui aurait déjà exprimé son vote à distance, envoyé un
pouvoir ou demandé sa carte d'admission ou une attestation de participation
peut choisir un autre mode de participation à l'assemblée sous réserve que
son instruction en ce sens parvienne à la société dans des délais
compatibles avec les règles relatives à chaque mode de participation. Les
précédentes instructions reçues sont alors révoquées.

Dépôt de points ou de projets de résolution à l'ordre du jour

Les demandes d'inscription de points ou de projets de résolution à l'ordre du
jour par les actionnaires doivent être envoyées de préférence par voie
électronique à l'adresse suivante : assemblee@dsgsomfy.com (ou par lettre
recommandée avec demande d'avis de réception à SOMFY SA - Service des
Assemblées, à l'attention de Sandrine Meynard, 50 avenue du Nouveau monde,
74300 Cluses), de façon à être reçues au plus tard le vingt-cinquième jour
qui précède la date de l'assemblée générale, sans pouvoir être adressées
plus de vingt jours après la date du présent avis.

Les demandes d'inscription de points à l'ordre du jour doivent être
motivées.

Les demandes d'inscription de projets de résolution devront être
accompagnées du texte des projets de résolution, assortis, le cas échéant,
d'un bref exposé des motifs, ainsi que des renseignements prévus au 5° de
l'article R. 225-83 du Code de commerce si le projet de résolution porte sur
la présentation d'un candidat au conseil de surveillance.

Une attestation d'inscription en compte devra également être jointe à ces
demandes d'inscription de points ou de projets de résolution à l'ordre du
jour afin de justifier, à la date de la demande, de la possession ou de la
représentation de la fraction du capital exigée conformément aux
dispositions de l'article R. 225-71 du Code de commerce. Une nouvelle
attestation justifiant de l'inscription en compte des titres dans les mêmes
comptes au deuxième jour ouvré précédant l'assemblée à zéro heure, heure
de Paris devra être transmise à la société.

Le texte des projets de résolution présentés par les actionnaires et la
liste des points ajoutés à l'ordre du jour à leur demande seront mis en
ligne, sans délai, sur le site de la société (www.somfy-group.com).

Droit de communication des actionnaires

Les documents préparatoires à l'Assemblée énoncés par l'article R.
225-73-1 du Code de commerce seront mis en ligne sur le site internet de la
société (www.somfy-group.com ) au plus tard le vingt-et-unième jour
précédant l'assemblée.

Il est précisé que le texte intégral des documents destinés à être
présentés à l'assemblée conformément notamment aux articles L. 225-115
et R. 225-83 du Code de commerce seront mis à disposition sur le site
internet de la société www.somfy-group.com ou sur demande à l'adresse mail
assemblee@dsgsomfy.com).

Par ailleurs, à compter de la convocation, les actionnaires pourront demander
à la société de leur adresser les documents et renseignements mentionnés
aux articles R. 225-81 et R. 225-83 du Code de commerce, jusqu'au cinquième
jour inclusivement avant la réunion, de préférence par mail à l'adresse
suivante : assemblee@dsgsomfy.com (ou par courrier à SOMFY SA - Service des
Assemblées, à l'attention de Sandrine Meynard, 50 avenue du Nouveau monde,
74300 Cluses). Dans ce cadre, vous êtes invités à faire part dans votre
demande à l'adresse électronique à laquelle ces documents pourront vous
être adressés afin que nous puissions valablement vous adresser lesdits
documents par mail conformément à l'article 3 de l'Ordonnance précitée.
Les actionnaires au porteur devront justifier de cette qualité par la
transmission d'une attestation d'inscription dans les comptes.

Questions écrites

A compter de la mise à disposition des actionnaires des documents
préparatoires et jusqu'au quatrième jour ouvré précédant la date de
l'assemblée générale, soit le 18 juin 2020 tout actionnaire pourra adresser
au Président du Directoire de la société des questions écrites,
conformément aux dispositions de l'article R. 225-84 du Code de commerce.
Ces questions écrites devront être envoyées, de préférence par voie
électronique à l'adresse suivante : assemblee@dsgsomfy.com (ou par lettre
recommandée avec demande d'avis de réception adressée à SOMFY SA - Service
des Assemblées, à l'attention de Sandrine Meynard, 50 avenue du Nouveau
monde, 74300 Cluses). Elles devront être accompagnées d'une attestation
d'inscription en compte